Як довго зберігати лікарняні листки: вердикт ВС

Фонд соціального страхування (далі — ФСС) активно проводить перевірки навіть під час карантину. Звісно, застрахуватися від них неможливо. Проте можна до них підготуватися. Наприклад, одна із улюблених «фішок» — вимога показати лікарняні листи, які були оплачені ще «за царя Панька». У таку ситуацію може потрапити кожен страхувальник. Тож скільки часу слід зберігати лікарняні листи та до яких наслідків може призвести їх відсутність? Давайте розбиратись. А допоможе нам у цьому Верховний Суд.

Суть спору

Все розпочалося у 2018 році. Саме тоді ФСС провів позапланову перевірку страхувальника за періоди з 2011 по 2018 роки. За результатами такої перевірки контролери виявили виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності за відсутності необхідних документів (тобто був відсутній листок непрацездатності, виданий у 2012 році) і, звісно ж, не забарилися із штрафними санкціями. Було прийнято рішення про повернення коштів Фонду та застосування фінансових санкцій за порушення законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Саме така ситуація нещодавно розглядалась Верховним Судом (постанова від 13.10.2020 р. у справі № 440/57/19).

Позиція сторін

Контролери вважають, що прийняте ними рішення є правомірним. Річ у тім, що листок непрацездатності під час перевірки був відсутній, а відсутність первинних документів про витрачену суму коштів Фонду призвело до непідтвердження правомірного (цільового) використання страхових коштів. Їх основний аргумент зводиться до того, що первинні документи зберігають 3 роки, але з приміткою «за умови завершення перевірки».

Страхувальник, у свою чергу, вказав, що прийняте контролерами рішення є безпідставним. Річ у тім, що зазначений листок непрацездатності був знищений за перебігом граничного строку зберігання (3 роки). Тож ще під час перевірки він пропонував надати інші документи, що підтверджували б правомірність як нарахування, так і виплати допомоги.

Вирішення справи судами

Суд як першої, так і апеляційної інстанції стали на бік страхувальника. Їх рішення підтримав і Верховний Суд.

Так, дійсно, за загальним правилом, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.

Для того щоб визначити строк його зберігання, Верховний Суд звертається до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік).

У ньому визначено, що строк зберігання документів (копій звітів, витягів з протоколів, висновків, заяв, довідок, списків працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування становить 3 роки (п. 320 Переліку).

Ба більше, такий же строк зберігання встановлено й у п. 716 Переліку: строк зберігання листків непрацездатності, корінців листків непрацездатності — 3 роки.

Звідси Верховний Суд робить висновок:

ЦИТАТА

…законодавчо відсутній обов’язок зберігати документи на підтвердження оплати листків непрацездатності з Фонду соціального страхування понад трирічний строк.

До того ж ВС урахував надані страхувальником документи як підтвердження правомірності нарахування і виплати допомоги. Так, серед них були копія наказу про прийняття відповідної особи на постійну роботу, виписка за особовим рахунком у банку щодо фінансування для надання застрахованим особам матеріального забезпечення згідно із заявкою за 2012 рік, а також лист відповідного медзакладу про те, що ним був виданий відповідний листок непрацездатності у 2012 році.

Думка редакції

Під час документальних перевірок страхувальників контролери ФСС перевіряють, зокрема, правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам та окремих виплат потерпілим на виробництві. І, звісно ж, їх цікавитимуть листки непрацездатності. Але скільки років їх потрібно зберігати?

З одного боку, їх відносять до первинних документів, а отже, діє правило: первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій, і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, зберігають 3 роки, але з приміткою «за умови завершення перевірки» (п. 336 Переліку).

Ба більше, пам’ятаємо про те, що під час планових перевірок хоч за «старим», хоч за «новим» Порядком їх проведення контролери можуть перевіряти документи за звітні періоди як поточного, так і попередніх років, за які не здійснювалась перевірка (строків давності немає). До речі, більш детальну інформацію про новий порядок перевірок ФСС ви можете знайти у статті «Апґрейд перевірок ФСС: аналізуємо зміни» // «ОП», 2020, № 21.

З іншого ж боку, є спеціальні норми цього ж Переліку, які встановлюють строк зберігання листків непрацездатності у 3 роки. Як бачимо, цієї позиції зараз дотримується і ВС, оскільки підкреслює, що законодавство не зобов’язує страхувальника зберігати документи на підтвердження оплати листків непрацездатності з Фонду соціального страхування понад трирічний строк.

Тож радимо вам запастися копією згаданого судового рішення, щоб мати змогу відстояти свою правоту перед контролерами. Знайти його можна за посиланням: reyestr.court.gov.ua/Review/92173040.

До речі, варто нагадати, що обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, який настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку). Простіше кажучи, у ситуації, яка розглядалася ВС, лікарняний листок був виданий у 2012 році, отже, його потрібно було зберігати 2013, 2014 та 2015 роки.

Крім того, аналогічна ситуація була розглянута й у постанові ВС від 26.11.2020 р. у справі № 810/2017/16. У ній Суд дійшов висновку про те, що суть виявленого ФСС порушення полягала не у відсутності під час перевірки листків непрацездатності або їх копій, засвідчених страхувальником, а в тому, що страхувальник не підтвердив наявності підстав для призначення і виплати коштів Фонду, правомірності їх використання.

Як бачимо, представники Феміди досить лояльно ставляться до страхувальників, які підтверджують правомірність нарахування і виплати допомоги іншими документами, аніж листком непрацездатності (за умови закінчення строку його зберігання).